OS.ST | ACCOUNTING
OS.ST 會計系統 使用說明書
本手冊說明系統所有功能的使用方法。角色：ADMIN（公司管理員）、STAFF / ACCOUNTING（會計員工）、STAFF / STOREKEEPER（倉庫員工）、ROOT（平臺賬戶）。
1. 登錄與導航
- 使用 公司代碼 + 用戶名 + 密碼 登錄（例：
BSC / admin）。關閉瀏覽器即登出——會話隨瀏覽器窗口結束，重新打開會回到登錄頁。持續操作時會話會自動續期（不會用到一半被退出）；完全閒置超過 token 有效期（默認 7 天）才需要重新登錄。 - 頂欄分組：Invoice、Quotation、Inventory、Customer、About。各分組項目按角色顯示；隱藏的模塊可在公司設置 → 導航中開關。
- 頂欄顯示 build 編號（鼠標懸停查看詳情）。
2. 授權與 Live Update（About → LIC）
- 授權頁顯示激活狀態、機器指紋與軟件更新卡片。
- 功能授權：此機器可使用哪些功能由你的授權 key 決定；關於更多功能的授權，請聯繫 OS.ST 銷售及技術支持團隊。
- Check 會將你的版本與發佈池（admin.os.st）比較；更新權屬於服務授權，而非產品權：僅有產品密鑰（OST-…）不能更新——必須在此機器啓動獨立的服務密鑰（OSTS-…，由供應商按支持期發出的另一條密鑰）、與該產品的密鑰匹配且未過期，纔可更新。沒有有效服務授權時，卡片會提示需要啓動／續期支持；已安裝版本與你的數據照常運行，不受影響。
- Update now 一鍵完成：服務器下載發佈包、校驗 SHA-256、替換應用文件、自動執行未應用的數據庫遷移、重啓服務，頁面並會自動重新加載。執行期間會顯示帶進度動畫的覆蓋層與版本變化。
- Update now 按鈕只向管理員（ADMIN）顯示；員工角色仍可檢查更新，有新版本時卡片會提示需由管理員登錄執行更新。
- 你的私有數據（uploads、appsettings）永遠不會被更新觸及。
3. 單據：Invoice / Quotation / Proforma / 現金單據 / Debit / Credit / Delivery Note
ACCOUNTING 與 STOREKEEPER 員工均可創建及管理所有單據類型。
3.1 開單
- 打開分組（例 Invoice → INV）並按 New。
- Customer 欄：輸入即可按名稱、代碼、電話、ATTN 搜索客戶——也會搜索客戶的使用者：輸入使用者名字會找到其所屬客戶，行上顯示
USER: <名字>，點擊一次即同時選好客戶並自動填入 USER 欄。輸入全新名稱可用 + Create 快速創建客戶。 - USER 欄：選好客戶後，下拉立即列出該客戶的使用者（僅限該客戶——其他客戶的使用者不會出現）。可選擇、快速新增（+ Create user）、編輯（姓名 / email / 電話——僅作記錄，永不打印）或移除。留空即無使用者。
- 產品：單一搜索框接受名稱 / 代碼 / 條碼（掃描槍可直接輸入）。完全搜不到時會自動創建該產品。每行左邊是 CODE 欄（在產品名稱左邊；留空=自動代碼），其後爲名稱（第 1 行）、描述（第 2 行）、備註（第 3 行；選填，可長達 65,536 字，適合整段裝箱明細／酒店條款等長文）、數量、單價、行折扣（% 或 $）。
- 酒店／機票／其他系列（開關式）：在公司設置開啓後，每行提供三個複選框。勾選酒店系列即展開一個酒店字段組：國家、城市、酒店名稱、訂房編號（Booking ID）、客人全名（訂房所屬客人——會打印在發票與換單上
Guest: …）、入住/退房日期、房數、房型（單人間/雙牀間/大牀間/三人間/四人間）及備註——城市／訂房編號爲手動輸入（系統不會自行生成編號），酒店名稱與國家／地區有自動完成（內置詞典含國家與地區名稱及中文名）；訂房編號是供應商要知道處理哪家酒店訂單所需的參考編號，酒店單請務必填寫（不會打印在客戶單據上——由換單帶給供應商）；三個機票模式複選框單程／往返／多城市（不再寫“系列”）即爲該行開啓對應模式的機票行程建立器；更快的方法是用「＋ 添加項目」旁的**＋ 單程機票／＋ 往返機票／＋ 多城市機票按鈕，一鍵加入已命名（單程機票／往返機票／多城市機票）、數量 1、已開啓建立器的機票行。建立器標題區顯示當前模式名稱及三向切換器（默認：往返）。所有模式都以航班段卡片構成（區段標題旁有計數徽章顯示生效航段數）：單程＝一張 FLIGHT 卡；往返＝去程航班卡加回程航班卡（回程城市自動按去程鏡像預填，仍可修改）；多城市＝任意數量的 FLIGHT 卡，每張有「＋ 新增航班」與「刪除」——與航空公司網站的多城市訂票畫面一樣。每張卡包含出發城市／目的城市／出發日期，城市欄同樣有機場自動完成**。航段卡之下是機票及乘客資料分組：航空公司（一行可列多家航空公司，例如GA/CX/OM/MR）、艙位、乘客姓名、GDS（Amadeus／Sabre／線上）與 RLOG——供應商／航空公司出票或改票所需的參考編號，機票請務必填寫。客戶面單據一律不打印供應商參考（RLOG／GDS／訂房編號）：開換單時系統會把它們帶入換單的參考區塊——那纔是供應商工作的單據，另有 開單人（Made by） 與 審批人（Approved by）（紙質同一區塊的其餘字段）。打印的機票區塊一律使用短城市代碼（機場搜索帶回的 IATA 代碼，例如Air Ticket: HKG → NRT）；沒有代碼的手輸地名則按原文打印。多城市機票會打印爲路由行Airfare:TIM/DPS/HKG/ICN/UBN/ALA/UBN、航空公司行、艙位，以及Travel 日期行（與其餘模式一致：Travel: 2026-11-03 → 2026-11-17，由首段至尾段）；單程與往返則打印傳統機票區塊。勾選其他系列則爲服務費／手續費行增加一個 RLOG / 訂房編號字段，填寫供應商自己的訂單參考編號，否則無法匹配該訂單。各複選框各自獨立——同時勾選即可把整個套裝（機票＋酒店）放在同一行；或用 「＋ 套裝：新增機票＋酒店兩行」 一次把套裝拆爲機票行＋酒店行兩項開單。目的地／酒店／城市／國家字段內置本地詞典自動完成（全球城市含中文名、IATA 機場、酒店、國家／地區含中文名）——輸入即搜，也可直接手輸任何地點，運行時不調用外部網站。常用酒店可「＋ 將此酒店加入我的清單」（管理員）保存，日後搜索排最前。字段內容會編譯成項目名稱下方的多行詳情打印在 PDF 上，並以結構化數據保存，編輯單據時會自動重新展開。 - 每行 CODE 欄：留空 = 代碼自動生成（關聯產品的 SKU，或自動創建產品的
{單據號}-{行號}）；輸入內容則覆蓋單據 Code 欄的打印值。 - 付款條款（到期日 + 訂金公式）、整體折扣、備註。分期收款：點擊付款條款旁的「分期收款（定金 + 尾款）」複選框，任何單據都可分爲定金 + 尾款（例：總額 $10,000、定金 $5,000 → 單據打印 Deposit / Balance Due）。帶訂金的條款會自動預填；複選框適用於所有條款。（若定金要單獨出單，請用 §3.5 的定金單。）
- Preview 先渲染與 PDF 完全一致的預覽（不寫入任何數據）；Issue 才保存。
3.2 列表
- 篩選：客戶、統一搜索框（單號 / 產品代碼/名稱/描述 / 客戶名稱、電話、地址、使用者、客戶代碼——例如輸入“深圳”即找出所有深圳客戶的單據）、狀態、收款/確認狀態、日期範圍。輸入搜索詞會自動展開記錄表格。
- 客戶篩選也會匹配單據上的客戶使用者快照。
- 快捷操作：標記已收款/未收款（invoice）、確認 quotation、生成 Statement / Outstanding report（可選字段顯示 Description；每個項目獨立一行
Description:）。
3.3 詳情頁
- Edit（已開單未收貨款）、Duplicate、轉爲正式發票（quotation / proforma / 現金單據——後者僅限未收款，或以 CHEQUE / 銀行轉賬收款）、轉爲現金單據（invoice / quotation / proforma）、確認/取消確認、訂金已收。
- Void 僅限 ADMIN（其他角色看不到按鈕）。
- Preview / Download：PDF 文件名爲
{單據號}-{客戶使用者}.pdf（無使用者時只用單號）。Save As 選項（按用戶記憶，默認開啓）決定瀏覽器是否彈出“另存爲”讓你選擇保存文件夾與文件名；不勾選則直接下載。 - Print：打印 INVOICE 或 OFFICIAL RECEIPT（一次性付款事件，會自動過賬）；每次打印可選擇是否加章 / 簽名。單據超過一頁時，簽名／客戶確認欄只會出現在最後一頁（地址與頁碼則每頁照常打印）。
3.4 PDF 會打印什麼
- NAME 欄：第 1 行客戶名稱，如設置了客戶使用者且公司設置開啓開關，則下一行打印使用者名字；第二公司名稱同理。ATTN、ADDRESS、TEL、EMAIL 有數據纔打印。
- 法定回收費聲明（Cap. 603） 區塊由公司設置的複選框控制。
3.5 定金單（Invoice → DEP）
定金可以作爲獨立單據收取：編號 DEP-…，打印標題爲 DEPOSIT INVOICE。
- 由已確認的報價單生成：打開報價單按 定金單。表單會預填客戶及一行定金（“Deposit for quotation QUO-…”）；可選 30% / 50% 或輸入任意百分比（自動填入該行金額），或直接修改金額。定金單會保留與報價單的鏈接。
- 獨立定金單：Invoice → DEP → New。不鏈接報價單——自行填寫定金說明與金額。
- 與普通單據一樣收款（標記已收款）。定金單不會觸及庫存，也不會創建產品目錄。
- 餘額跟蹤：報價單轉爲最終發票時，其已收款的定金會自動抵扣；最終發票會顯示 已收定金（-X） 及正確的 應繳餘額——屏幕與 PDF 均會顯示。獨立定金可在最終發票的定金面板選擇抵扣/取消抵扣。定金被作廢或取消收款後會重新可供抵扣。
3.6 現金單據（Invoice → CM）
現金單據是“已收款”單據：編號 CM-…，打印標題爲 CASH MEMO。每個單據家族獨立編號——INV / QUO / PRO / CM 各有自己的 counter，不會互相消耗號碼。
- 直接開立：Invoice → CM → New。付款條款固定爲 Cash（即時結清——條款下拉菜單會鎖定；實際收款方式 CASH / CHEQUE / 銀行轉賬等仍照常記錄）。與普通單據一樣標記已收款。
- 由現有單據轉換：打開 INVOICE / QUOTATION / PROFORMA，按轉爲現金單據。該單據本身即變爲現金單據（同一 id、同一內容、金額與收款狀態不變），並取得新的
CM-…編號；相關會計/庫存參考會同步改指新編號。若它恰好是該家族的最後一個號碼，該號碼會被騰出——下一張同家族單據會補回這個號（中間號碼保留爲空洞；只要仍有較大號碼存在，舊號絕不重用）。 - 轉回正式發票：打開現金單據按轉爲正式發票——僅限該單據未收款，或以 CHEQUE（支票）或銀行轉賬收款的情況（現金/電子支付收款保留爲現金單據）。新發票是另一張單據（新 INV 編號），會繼承已收款狀態；現金單據保留作爲收款記錄。
- 現金單據不會觸及庫存，也不會創建產品目錄。
- 計算與獨立賬：公司設置 → 現金單據計算在 Invoice 內（默認勾選）。勾選 = Invoice 列表、賬戶結單（Statement of Account）及未收款報表會一併計算現金單據；取消 = 現金單據完全獨立記賬，不會與發票合併出現。CM 列表與 CM 報表在任何設置下都只顯示現金單據。
3.7 採購單與換開單（Invoice → PUR / EXO）
旅遊同業採購單據：編號 PO-… / EO-…，打印標題爲 PURCHASE ORDER / EXCHANGE ORDER。每個家族獨立計數（各有自己的 counter）。
- 開立：Invoice → PUR（或 EXO）→ New。對方欄爲供應商（VENDOR）——搜索供應商列表（Purchase → Suppliers），不是客戶列表。點選既有供應商會自動填入地址/電話/郵箱/聯繫人；沒有該供應商時用創建爲新供應商即時加入。此類單據不會出現 USER（客戶使用者）欄。
- 機票航段（Routing）：在明細行勾選機票航段，填寫各航段（出發/到達、承運航空公司、航班、艙位、日期、狀態）及 PNR / 狀態 / 票價詳情。出發／到達欄有 IATA 代碼自動完成（輸入
hkg選擇即填入HKG；仍可自由輸入）。PDF 會在該行下方整齊打印 ROUTING 表格——絕不重疊串字。 - GDS / 付款 / 跟蹤區塊（全部可選，僅在該單據會以 TRAVEL 面板打印時顯示）：GDS（Sabre / Amadeus / Others）、信用卡收款（Visa / Master / Amex、卡號——打印時掩碼僅顯示最後 4 位、持卡人、到期日、備註）、結算方式（現金 / 銀行轉賬 / 支票號）、RLOG、開單人、審批人。
- 財務拆分：TOTAL FARE（明細合計）− FARE LESS %（整體折扣）+ TAXES（稅費）+ SURCHARGE（附加費）= TOTAL AMOUNT——服務器計算並逐項打印。
- 供應商發票（可選——可以無單 SKIP）：表單可記錄發票號/日期/金額，開立後在單據頁用上傳供應商發票附加實際文件（PDF/PNG/JPEG，上限 5 MB），可隨時查看。無供應商發票時留空並在備註說明即可。
- 付款：按標記已付款即付款事件——系統自動過賬（Debit 5000 Cost of Purchases / Credit 1000 Cash and Bank，附結算方式），之後不可取消（需作廢單據）。此類單據不可打印 Official Receipt。
- 採購單/換開單不會觸及庫存，也不會創建產品目錄。
- 打印版面面板（雙模式 PO）：PO/EO 會按所選的行業版面面板打印。默認爲 AUTO——系統按供應商名稱檢測（含 travel / tour / 旅遊 / 旅行社 → TRAVEL 面板，含 GDS / 信用卡 / RLOG / TAXES / 供應商發票區塊；否則 STANDARD 標準採購面板）。可在公司設置 → PO / EO 打印面板 固定默認（AUTO / STANDARD / TRAVEL——例如賣貨的公司可固定 STANDARD），開單時也可用 打印面板 選擇器逐張覆蓋——任何行業都可選用任何面板。你保存的自定義模板永遠優先於內置面板；新的行業面板會隨產品更新發布。
- 旅遊專屬欄跟隨面板：當單據會以 STANDARD 面板打印時，表單只會顯示版面選擇器與送貨地址——GDS / 信用卡 / RLOG / 結算 / TAXES / Surcharge / 供應商單據等旅遊字段會完全隱藏（STANDARD PO 永遠不會保存它們）。把選擇器切到 TRAVEL 即恢復顯示；把既有 TRAVEL 單切成 STANDARD 保存不會刪除已保存的旅遊資料（切回 TRAVEL 即重新出現）。換單是例外：不論以哪個面板打印，換單都可以填寫 GDS / RLOG / 開單人 / 審批人（供應商沒有參考編號就無法處理機票或訂房），並會打印在單據上；其餘旅遊字段（信用卡 / 結算 / TAXES / Surcharge / 供應商單據）仍跟隨面板。
- 換單規則（僅限 EXO）：每張換單必須選擇一個類別——酒店、機票或其他（服務費／手續費）；三者互斥，只能選一個。當公司的換單（Exchange Order）必須關聯發票設置爲開啓（§8，默認開啓）時，表單還會要求選擇所換之發票：輸入發票編號或客戶名稱搜索，並從你公司已開出的 INVOICE 中選擇一張——其他公司的單據、quotation、現金單據及已作廢的發票永遠不會出現在選項中。更直接的做法是從發票出發：打開已開出的 INVOICE，點擊開換單（Exchange Order），換單表單即已關聯該張發票（關聯已鎖定，參考編號正是按該單號生成）。在換單列表點擊 New 也是一樣：系統會先問這張換單是爲哪張發票（列出你已開出的 INVOICE 供選擇），設置開啓時永遠不會先開出一張未關聯發票的換單。保存時系統會自動寫入該單據的參考編號：即被換髮票編號的最後 5 個字符加序號——
INV-2026-41234的第一張換單爲41234-1，第二張爲41234-2，依此類推。參考編號屬只讀：你無法輸入或更改它，編輯該單據時也不會重新編號，而且每家公司的序號各自計算（已作廢的換單仍會消耗其序號——序號永不重用）。取消該設置後可創建未關聯發票的換單（這種情況不會產生參考編號）。若所關聯的發票帶有含航段資料的機票（多城市機票或已保存的路由表），換單的機票路由（Air ticket routing）表會自動預填整個行程的所有航段——刪去不屬於本次供應商的行，保留要向該供應商訂購的段即可（一家航空公司一張換單是常見做法）。 - 選擇哪些項目屬於哪個供應商（僅限 EXO）：一張發票可能包含來自不同供應商的項目，因此每張換單隻涵蓋你選擇的項目，不會涵蓋整張發票。換單關聯發票後，表單會在發票項目列表中列出該發票的所有行——勾選由該供應商供應的行，再點擊加入所選項目：被選中的項目會連同名稱、數量及機票／酒店詳情複製到換單（機票行還會打開已預填整個行程的路由表，便於你刪減至本次承運的航段）。發票的單價永遠不會帶入換單——換單的價格是供應商成本，請在各行自行輸入。每張發票的行只能被換一次：已被另一張有效換單涵蓋的行會標記**已被換走：EO-…**並鎖定（作廢該換單即釋放該行）。在被換的發票上，每一行都會顯示涵蓋它的換單。
4. 客戶（Customer → CUST）
- 創建 / 編輯 / 刪除客戶（名稱、代碼、第二名稱、ATTN、聯繫人、付款條款、備註）。
- USERS 欄：列表直接顯示每個客戶的所有使用者名字。
- 每行的 Users 按鈕打開管理對話框：列出 / 添加 / 編輯 / 刪除使用者（姓名必填；email / 電話選填且僅作記錄）。一個客戶可有多個使用者；同一客戶內名字不可重複。
5. 產品（Inventory → Products）
一個頁面，標籤頁：Products / Stock / Locations / Movements。
- Products：完整目錄——搜索與狀態篩選、SKU（可改碼）、條碼、category、list price、單位、系列（family）、產品圖片（上傳 / URL）、狀態 active / discontinued，以及 Delete：點擊即刪除產品。已開出的單據不會被改動——invoice 行保留其打印文字、入庫單行保留凍結的 SKU/名稱快照；只有該產品本身的庫存水平與出入庫記錄會一併刪除。想停售但保留歷史，請改用 discontinued（停用）。
- Stock：入庫 / 出庫 / 調撥；按（產品、地點）顯示水平；安全庫存警告。
- Locations：店鋪 / 倉庫；默認地點；以停用代替刪除（持有庫存時不可刪除）。
- Movements：只可追加的出入庫賬（每次入/出/調撥及其後水平）。
6. 採購（Inventory → PO）
入庫單：按 SKU/名稱搜索添加行，可即時快速創建產品或系列；每張入庫單在收貨地點記賬入庫。供應商在此管理（以狀態停用，不刪除）。
7. 付款條款（Invoice → TERM）
ADMIN 維護目錄（C.O.D.、7 Days、EOM、訂金比例……）。開單表單讀取生效中的條款並據此計算到期日 / 訂金分段。
8. 公司設置（Customer → CO）— ADMIN/ROOT
- 業務數據（BR、地址、聯繫人）、貨幣、庫存警告閾值。
- 單據設置：本地化名稱、網站、invoice terms、抬頭（cheque payable-to）、無 logo 時隱藏短碼、Cap. 603 聲明（勾選/不勾選）、PDF 打印客戶使用者（USER）（勾選/不勾選）、開單行酒店／機票系列（勾選/不勾選，默認關閉）、開單行定期訂閱（勾選/不勾選，默認關閉）、現金單據計算在 Invoice 內（勾選/不勾選，默認勾選——取消後現金單據獨立記賬，Invoice 列表/對賬單/未收款報表不再包含它；見 §3.6）、允許單據項目零價（勾選/不勾選，默認不勾選——每個項目必須具有大於 0 的單價，0.00 的單據不能出具；如需免費／轉嫁的 0.00 項目才勾選）、換單（Exchange Order）必須關聯發票（勾選/不勾選，默認勾選——勾選時每張換單必須關聯一張你公司已開出的 INVOICE，系統並自動寫入只讀參考編號；取消後可創建未關聯發票的換單；見 §3.7）。
- PDF 自定義版面（JSON 模板）：選擇單據類型，用可視化編輯搭建版面 — 添加區塊（文字／表格／圖片／橫向並排／空白／分隔線），每個區塊用簡單表單設置（內容、字號、粗體、對齊、顏色、logo/chop 圖片），↑↓ 排序，無需寫 JSON；另有 JSON（高級） 標籤頁供直接編輯。預覽會用真實打印引擎排版你當前的設計（輸入單據的內部 ID——單據列表網址可見——即見真實內容；留空則僅預覽版面），所見即所印。保存模板即生效（先校驗；不合格會拒絕並指出出錯的區塊）；保存後該類單據打印一律跟隨，包括在模板保存前已開好的單據；移除即恢復內置版面。使用內置版面 複選框可將已保存的模板暫時停用而不刪除 — 勾選即用內置版面打印，取消勾選即重新跟隨你的模板（設計保留）。沒有模板的單據類型永遠使用內置版面，不影響現有打印。文字／表格可插入 {{Invoice.No}}、{{Customer.Name}}、{{Items.0.Amount}}、{{Total}} 等佔位符；圖片區塊可選公司 logo／chop。（chop／簽名的打印時勾選及 OFFICIAL RECEIPT 屬內置版面。）
- Invoice 號碼：每類單據（Invoice、Quotation、Proforma、現金單據、定金單、DN/DR/CR）各自獨立計數——報價單從自己的 1 開始，永不佔用 invoice 序號。可設置本年度 invoice 計數器（例 8888 → 下一張爲
INV-2026-A-008889）；明年從 1 開始 複選框（默認不勾選 = 各類別跨年接續編號）。 - 導航：按租戶顯示/隱藏模塊。
- 銀行賬戶：PDF 付款指示中列出的收款賬戶（默認賬戶；用戶可偏好自己的）。
- 資產：公司 logo 與印章上傳。
9. 員工（Customer → STF）— ADMIN/ROOT
創建賬戶（STAFF 並指定 ACCOUNTING / STOREKEEPER 職能，或 ADMIN）、停用/啓用、重置密碼。各角色權限：
| 功能 | ADMIN | ACCOUNTING | STOREKEEPER |
|---|---|---|---|
| 開單 / 編輯 / 列表 | ✅ | ✅ | ✅ |
| Void 單據 | ✅ | ❌ | ❌ |
| Official Receipt（付款事件） | ✅ | ✅ | ✅ |
| 客戶與使用者 | ✅ | ✅ | ✅ |
| 產品 / 庫存 / 採購 | ✅ | ❌（開單表單可讀） | ✅ |
| 會計界面 | ✅ | ✅（可讀；過賬限 ADMIN） | ❌ |
| 公司設置 / 員工 / 付款條款 / 計數器 | ✅ | ❌ | ❌ |
10. 會計（Invoice → A/C）
總賬（分錄）、利得稅估算、固定資產、薪酬與強積金、報銷、備用金——ADMIN/ACCOUNTING 可讀；錄入分錄限 ADMIN。單據（official receipt、續約）會自動過賬。
11. 租賃（Quotation → RNT）
物業、合同、租客、通知與訂閱續約（續約 invoice 自動生成新單號並結算庫存）。
12. 語言與手冊（About → LANG / MANUAL）
界面語言按用戶切換（5 種語言）；單據按公司設置的語言打印。本手冊與 i18n 指南均在此頁。
提示
- Invoice 號碼永不重用；編輯單據會按行差額調整庫存；Void 會反向結算庫存。
- 在 Customer 欄直接搜索使用者名字，可一次選好客戶與使用者。
- 想每次自選 PDF 文件名/保存位置就保留“Save As”勾選；想直接下載則取消勾選。