OS.ST | ACCOUNTING
OS.ST 会计系统 使用说明书
本手册说明系统所有功能的使用方法。角色：ADMIN（公司管理员）、STAFF / ACCOUNTING（会计员工）、STAFF / STOREKEEPER（仓库员工）、ROOT（平台账户）。
1. 登录与导航
- 使用 公司代码 + 用户名 + 密码 登录（例：
BSC / admin）。关闭浏览器即登出——会话随浏览器窗口结束，重新打开会回到登录页。持续操作时会话会自动续期（不会用到一半被退出）；完全闲置超过 token 有效期（默认 7 天）才需要重新登录。 - 顶栏分组：Invoice、Quotation、Inventory、Customer、About。各分组项目按角色显示；隐藏的模块可在公司设置 → 导航中开关。
- 顶栏显示 build 编号（鼠标悬停查看详情）。
2. 授权与 Live Update（About → LIC）
- 授权页显示激活状态、机器指纹与软件更新卡片。
- 功能授权：此机器可使用哪些功能由你的授权 key 决定；关于更多功能的授权，请联系 OS.ST 销售及技术支持团队。
- Check 会将你的版本与发布池（admin.os.st）比较；更新权属于服务授权，而非产品权：仅有产品密钥（OST-…）不能更新——必须在此机器启动独立的服务密钥（OSTS-…，由供应商按支持期发出的另一条密钥）、与该产品的密钥匹配且未过期，才可更新。没有有效服务授权时，卡片会提示需要启动／续期支持；已安装版本与你的数据照常运行，不受影响。
- Update now 一键完成：服务器下载发布包、校验 SHA-256、替换应用文件、自动执行未应用的数据库迁移、重启服务，页面并会自动重新加载。执行期间会显示带进度动画的覆盖层与版本变化。
- Update now 按钮只向管理员（ADMIN）显示；员工角色仍可检查更新，有新版本时卡片会提示需由管理员登录执行更新。
- 你的私有数据（uploads、appsettings）永远不会被更新触及。
3. 单据：Invoice / Quotation / Proforma / 现金单据 / Debit / Credit / Delivery Note
ACCOUNTING 与 STOREKEEPER 员工均可创建及管理所有单据类型。
3.1 开单
- 打开分组（例 Invoice → INV）并按 New。
- Customer 栏：输入即可按名称、代码、电话、ATTN 搜索客户——也会搜索客户的使用者：输入使用者名字会找到其所属客户，行上显示
USER: <名字>，点击一次即同时选好客户并自动填入 USER 栏。输入全新名称可用 + Create 快速创建客户。 - USER 栏：选好客户后，下拉立即列出该客户的使用者（仅限该客户——其他客户的使用者不会出现）。可选择、快速新增（+ Create user）、编辑（姓名 / email / 电话——仅作记录，永不打印）或移除。留空即无使用者。
- 产品：单一搜索框接受名称 / 代码 / 条码（扫描枪可直接输入）。完全搜不到时会自动创建该产品。每行左边是 CODE 栏（在产品名称左边；留空=自动代码），其后为名称（第 1 行）、描述（第 2 行）、备注（第 3 行；选填，可长达 65,536 字，适合整段装箱明细／酒店条款等长文）、数量、单价、行折扣（% 或 $）。
- 酒店／机票／其他系列（开关式）：在公司设置开启后，每行提供三个复选框。勾选酒店系列即展开一个酒店字段组：国家、城市、酒店名称、订房编号（Booking ID）、客人全名（订房所属客人——会打印在发票与换单上
Guest: …）、入住/退房日期、房数、房型（单人间/双床间/大床间/三人间/四人间）及备注——城市／订房编号为手动输入（系统不会自行生成编号），酒店名称与国家／地区有自动完成（内置词典含国家与地区名称及中文名）；订房编号是供应商要知道处理哪家酒店订单所需的参考编号，酒店单请务必填写（不会打印在客户单据上——由换单带给供应商）；三个机票模式复选框单程／往返／多城市（不再写“系列”）即为该行开启对应模式的机票行程建立器；更快的方法是用「＋ 添加项目」旁的**＋ 单程机票／＋ 往返机票／＋ 多城市机票按钮，一键加入已命名（单程机票／往返机票／多城市机票）、数量 1、已开启建立器的机票行。建立器标题区显示当前模式名称及三向切换器（默认：往返）。所有模式都以航班段卡片构成（区段标题旁有计数徽章显示生效航段数）：单程＝一张 FLIGHT 卡；往返＝去程航班卡加回程航班卡（回程城市自动按去程镜像预填，仍可修改）；多城市＝任意数量的 FLIGHT 卡，每张有「＋ 新增航班」与「删除」——与航空公司网站的多城市订票画面一样。每张卡包含出发城市／目的城市／出发日期，城市栏同样有机场自动完成**。航段卡之下是机票及乘客资料分组：航空公司（一行可列多家航空公司，例如GA/CX/OM/MR）、舱位、乘客姓名、GDS（Amadeus／Sabre／线上）与 RLOG——供应商／航空公司出票或改票所需的参考编号，机票请务必填写。客户面单据一律不打印供应商参考（RLOG／GDS／订房编号）：开换单时系统会把它们带入换单的参考区块——那才是供应商工作的单据，另有 开单人（Made by） 与 审批人（Approved by）（纸质同一区块的其余字段）。打印的机票区块一律使用短城市代码（机场搜索带回的 IATA 代码，例如Air Ticket: HKG → NRT）；没有代码的手输地名则按原文打印。多城市机票会打印为路由行Airfare:TIM/DPS/HKG/ICN/UBN/ALA/UBN、航空公司行、舱位，以及Travel 日期行（与其余模式一致：Travel: 2026-11-03 → 2026-11-17，由首段至尾段）；单程与往返则打印传统机票区块。勾选其他系列则为服务费／手续费行增加一个 RLOG / 订房编号字段，填写供应商自己的订单参考编号，否则无法匹配该订单。各复选框各自独立——同时勾选即可把整个套装（机票＋酒店）放在同一行；或用 「＋ 套装：新增机票＋酒店两行」 一次把套装拆为机票行＋酒店行两项开单。目的地／酒店／城市／国家字段内置本地词典自动完成（全球城市含中文名、IATA 机场、酒店、国家／地区含中文名）——输入即搜，也可直接手输任何地点，运行时不调用外部网站。常用酒店可「＋ 将此酒店加入我的清单」（管理员）保存，日后搜索排最前。字段内容会编译成项目名称下方的多行详情打印在 PDF 上，并以结构化数据保存，编辑单据时会自动重新展开。 - 每行 CODE 栏：留空 = 代码自动生成（关联产品的 SKU，或自动创建产品的
{单据号}-{行号}）；输入内容则覆盖单据 Code 栏的打印值。 - 付款条款（到期日 + 订金公式）、整体折扣、备注。分期收款：点击付款条款旁的「分期收款（定金 + 尾款）」复选框，任何单据都可分为定金 + 尾款（例：总额 $10,000、定金 $5,000 → 单据打印 Deposit / Balance Due）。带订金的条款会自动预填；复选框适用于所有条款。（若定金要单独出单，请用 §3.5 的定金单。）
- Preview 先渲染与 PDF 完全一致的预览（不写入任何数据）；Issue 才保存。
3.2 列表
- 筛选：客户、统一搜索框（单号 / 产品代码/名称/描述 / 客户名称、电话、地址、使用者、客户代码——例如输入“深圳”即找出所有深圳客户的单据）、状态、收款/确认状态、日期范围。输入搜索词会自动展开记录表格。
- 客户筛选也会匹配单据上的客户使用者快照。
- 快捷操作：标记已收款/未收款（invoice）、确认 quotation、生成 Statement / Outstanding report（可选字段显示 Description；每个项目独立一行
Description:）。
3.3 详情页
- Edit（已开单未收货款）、Duplicate、转为正式发票（quotation / proforma / 现金单据——后者仅限未收款，或以 CHEQUE / 银行转账收款）、转为现金单据（invoice / quotation / proforma）、确认/取消确认、订金已收。
- Void 仅限 ADMIN（其他角色看不到按钮）。
- Preview / Download：PDF 文件名为
{单据号}-{客户使用者}.pdf（无使用者时只用单号）。Save As 选项（按用户记忆，默认开启）决定浏览器是否弹出“另存为”让你选择保存文件夹与文件名；不勾选则直接下载。 - Print：打印 INVOICE 或 OFFICIAL RECEIPT（一次性付款事件，会自动过账）；每次打印可选择是否加章 / 签名。单据超过一页时，签名／客户确认栏只会出现在最后一页（地址与页码则每页照常打印）。
3.4 PDF 会打印什么
- NAME 栏：第 1 行客户名称，如设置了客户使用者且公司设置开启开关，则下一行打印使用者名字；第二公司名称同理。ATTN、ADDRESS、TEL、EMAIL 有数据才打印。
- 法定回收费声明（Cap. 603） 区块由公司设置的复选框控制。
3.5 定金单（Invoice → DEP）
定金可以作为独立单据收取：编号 DEP-…，打印标题为 DEPOSIT INVOICE。
- 由已确认的报价单生成：打开报价单按 定金单。表单会预填客户及一行定金（“Deposit for quotation QUO-…”）；可选 30% / 50% 或输入任意百分比（自动填入该行金额），或直接修改金额。定金单会保留与报价单的链接。
- 独立定金单：Invoice → DEP → New。不链接报价单——自行填写定金说明与金额。
- 与普通单据一样收款（标记已收款）。定金单不会触及库存，也不会创建产品目录。
- 余额跟踪：报价单转为最终发票时，其已收款的定金会自动抵扣；最终发票会显示 已收定金（-X） 及正确的 应缴余额——屏幕与 PDF 均会显示。独立定金可在最终发票的定金面板选择抵扣/取消抵扣。定金被作废或取消收款后会重新可供抵扣。
3.6 现金单据（Invoice → CM）
现金单据是“已收款”单据：编号 CM-…，打印标题为 CASH MEMO。每个单据家族独立编号——INV / QUO / PRO / CM 各有自己的 counter，不会互相消耗号码。
- 直接开立：Invoice → CM → New。付款条款固定为 Cash（即时结清——条款下拉菜单会锁定；实际收款方式 CASH / CHEQUE / 银行转账等仍照常记录）。与普通单据一样标记已收款。
- 由现有单据转换：打开 INVOICE / QUOTATION / PROFORMA，按转为现金单据。该单据本身即变为现金单据（同一 id、同一内容、金额与收款状态不变），并取得新的
CM-…编号；相关会计/库存参考会同步改指新编号。若它恰好是该家族的最后一个号码，该号码会被腾出——下一张同家族单据会补回这个号（中间号码保留为空洞；只要仍有较大号码存在，旧号绝不重用）。 - 转回正式发票：打开现金单据按转为正式发票——仅限该单据未收款，或以 CHEQUE（支票）或银行转账收款的情况（现金/电子支付收款保留为现金单据）。新发票是另一张单据（新 INV 编号），会继承已收款状态；现金单据保留作为收款记录。
- 现金单据不会触及库存，也不会创建产品目录。
- 计算与独立账：公司设置 → 现金单据计算在 Invoice 内（默认勾选）。勾选 = Invoice 列表、账户结单（Statement of Account）及未收款报表会一并计算现金单据；取消 = 现金单据完全独立记账，不会与发票合并出现。CM 列表与 CM 报表在任何设置下都只显示现金单据。
3.7 采购单与换开单（Invoice → PUR / EXO）
旅游同业采购单据：编号 PO-… / EO-…，打印标题为 PURCHASE ORDER / EXCHANGE ORDER。每个家族独立计数（各有自己的 counter）。
- 开立：Invoice → PUR（或 EXO）→ New。对方栏为供应商（VENDOR）——搜索供应商列表（Purchase → Suppliers），不是客户列表。点选既有供应商会自动填入地址/电话/邮箱/联系人；没有该供应商时用创建为新供应商即时加入。此类单据不会出现 USER（客户使用者）栏。
- 机票航段（Routing）：在明细行勾选机票航段，填写各航段（出发/到达、承运航空公司、航班、舱位、日期、状态）及 PNR / 状态 / 票价详情。出发／到达栏有 IATA 代码自动完成（输入
hkg选择即填入HKG；仍可自由输入）。PDF 会在该行下方整齐打印 ROUTING 表格——绝不重叠串字。 - GDS / 付款 / 跟踪区块（全部可选，仅在该单据会以 TRAVEL 面板打印时显示）：GDS（Sabre / Amadeus / Others）、信用卡收款（Visa / Master / Amex、卡号——打印时掩码仅显示最后 4 位、持卡人、到期日、备注）、结算方式（现金 / 银行转账 / 支票号）、RLOG、开单人、审批人。
- 财务拆分：TOTAL FARE（明细合计）− FARE LESS %（整体折扣）+ TAXES（税费）+ SURCHARGE（附加费）= TOTAL AMOUNT——服务器计算并逐项打印。
- 供应商发票（可选——可以无单 SKIP）：表单可记录发票号/日期/金额，开立后在单据页用上传供应商发票附加实际文件（PDF/PNG/JPEG，上限 5 MB），可随时查看。无供应商发票时留空并在备注说明即可。
- 付款：按标记已付款即付款事件——系统自动过账（Debit 5000 Cost of Purchases / Credit 1000 Cash and Bank，附结算方式），之后不可取消（需作废单据）。此类单据不可打印 Official Receipt。
- 采购单/换开单不会触及库存，也不会创建产品目录。
- 打印版面面板（双模式 PO）：PO/EO 会按所选的行业版面面板打印。默认为 AUTO——系统按供应商名称检测（含 travel / tour / 旅游 / 旅行社 → TRAVEL 面板，含 GDS / 信用卡 / RLOG / TAXES / 供应商发票区块；否则 STANDARD 标准采购面板）。可在公司设置 → PO / EO 打印面板 固定默认（AUTO / STANDARD / TRAVEL——例如卖货的公司可固定 STANDARD），开单时也可用 打印面板 选择器逐张覆盖——任何行业都可选用任何面板。你保存的自定义模板永远优先于内置面板；新的行业面板会随产品更新发布。
- 旅游专属栏跟随面板：当单据会以 STANDARD 面板打印时，表单只会显示版面选择器与送货地址——GDS / 信用卡 / RLOG / 结算 / TAXES / Surcharge / 供应商单据等旅游字段会完全隐藏（STANDARD PO 永远不会保存它们）。把选择器切到 TRAVEL 即恢复显示；把既有 TRAVEL 单切成 STANDARD 保存不会删除已保存的旅游资料（切回 TRAVEL 即重新出现）。换单是例外：不论以哪个面板打印，换单都可以填写 GDS / RLOG / 开单人 / 审批人（供应商没有参考编号就无法处理机票或订房），并会打印在单据上；其余旅游字段（信用卡 / 结算 / TAXES / Surcharge / 供应商单据）仍跟随面板。
- 换单规则（仅限 EXO）：每张换单必须选择一个类别——酒店、机票或其他（服务费／手续费）；三者互斥，只能选一个。当公司的换单（Exchange Order）必须关联发票设置为开启（§8，默认开启）时，表单还会要求选择所换之发票：输入发票编号或客户名称搜索，并从你公司已开出的 INVOICE 中选择一张——其他公司的单据、quotation、现金单据及已作废的发票永远不会出现在选项中。更直接的做法是从发票出发：打开已开出的 INVOICE，点击开换单（Exchange Order），换单表单即已关联该张发票（关联已锁定，参考编号正是按该单号生成）。在换单列表点击 New 也是一样：系统会先问这张换单是为哪张发票（列出你已开出的 INVOICE 供选择），设置开启时永远不会先开出一张未关联发票的换单。保存时系统会自动写入该单据的参考编号：即被换发票编号的最后 5 个字符加序号——
INV-2026-41234的第一张换单为41234-1，第二张为41234-2，依此类推。参考编号属只读：你无法输入或更改它，编辑该单据时也不会重新编号，而且每家公司的序号各自计算（已作废的换单仍会消耗其序号——序号永不重用）。取消该设置后可创建未关联发票的换单（这种情况不会产生参考编号）。若所关联的发票带有含航段资料的机票（多城市机票或已保存的路由表），换单的机票路由（Air ticket routing）表会自动预填整个行程的所有航段——删去不属于本次供应商的行，保留要向该供应商订购的段即可（一家航空公司一张换单是常见做法）。 - 选择哪些项目属于哪个供应商（仅限 EXO）：一张发票可能包含来自不同供应商的项目，因此每张换单只涵盖你选择的项目，不会涵盖整张发票。换单关联发票后，表单会在发票项目列表中列出该发票的所有行——勾选由该供应商供应的行，再点击加入所选项目：被选中的项目会连同名称、数量及机票／酒店详情复制到换单（机票行还会打开已预填整个行程的路由表，便于你删减至本次承运的航段）。发票的单价永远不会带入换单——换单的价格是供应商成本，请在各行自行输入。每张发票的行只能被换一次：已被另一张有效换单涵盖的行会标记**已被换走：EO-…**并锁定（作废该换单即释放该行）。在被换的发票上，每一行都会显示涵盖它的换单。
4. 客户（Customer → CUST）
- 创建 / 编辑 / 删除客户（名称、代码、第二名称、ATTN、联系人、付款条款、备注）。
- USERS 栏：列表直接显示每个客户的所有使用者名字。
- 每行的 Users 按钮打开管理对话框：列出 / 添加 / 编辑 / 删除使用者（姓名必填；email / 电话选填且仅作记录）。一个客户可有多个使用者；同一客户内名字不可重复。
5. 产品（Inventory → Products）
一个页面，标签页：Products / Stock / Locations / Movements。
- Products：完整目录——搜索与状态筛选、SKU（可改码）、条码、category、list price、单位、系列（family）、产品图片（上传 / URL）、状态 active / discontinued，以及 Delete：点击即删除产品。已开出的单据不会被改动——invoice 行保留其打印文字、入库单行保留冻结的 SKU/名称快照；只有该产品本身的库存水平与出入库记录会一并删除。想停售但保留历史，请改用 discontinued（停用）。
- Stock：入库 / 出库 / 调拨；按（产品、地点）显示水平；安全库存警告。
- Locations：店铺 / 仓库；默认地点；以停用代替删除（持有库存时不可删除）。
- Movements：只可追加的出入库账（每次入/出/调拨及其后水平）。
6. 采购（Inventory → PO）
入库单：按 SKU/名称搜索添加行，可即时快速创建产品或系列；每张入库单在收货地点记账入库。供应商在此管理（以状态停用，不删除）。
7. 付款条款（Invoice → TERM）
ADMIN 维护目录（C.O.D.、7 Days、EOM、订金比例……）。开单表单读取生效中的条款并据此计算到期日 / 订金分段。
8. 公司设置（Customer → CO）— ADMIN/ROOT
- 业务数据（BR、地址、联系人）、货币、库存警告阈值。
- 单据设置：本地化名称、网站、invoice terms、抬头（cheque payable-to）、无 logo 时隐藏短码、Cap. 603 声明（勾选/不勾选）、PDF 打印客户使用者（USER）（勾选/不勾选）、开单行酒店／机票系列（勾选/不勾选，默认关闭）、开单行定期订阅（勾选/不勾选，默认关闭）、现金单据计算在 Invoice 内（勾选/不勾选，默认勾选——取消后现金单据独立记账，Invoice 列表/对账单/未收款报表不再包含它；见 §3.6）、允许单据项目零价（勾选/不勾选，默认不勾选——每个项目必须具有大于 0 的单价，0.00 的单据不能出具；如需免费／转嫁的 0.00 项目才勾选）、换单（Exchange Order）必须关联发票（勾选/不勾选，默认勾选——勾选时每张换单必须关联一张你公司已开出的 INVOICE，系统并自动写入只读参考编号；取消后可创建未关联发票的换单；见 §3.7）。
- PDF 自定义版面（JSON 模板）：选择单据类型，用可视化编辑搭建版面 — 添加区块（文字／表格／图片／横向并排／空白／分隔线），每个区块用简单表单设置（内容、字号、粗体、对齐、颜色、logo/chop 图片），↑↓ 排序，无需写 JSON；另有 JSON（高级） 标签页供直接编辑。预览会用真实打印引擎排版你当前的设计（输入单据的内部 ID——单据列表网址可见——即见真实内容；留空则仅预览版面），所见即所印。保存模板即生效（先校验；不合格会拒绝并指出出错的区块）；保存后该类单据打印一律跟随，包括在模板保存前已开好的单据；移除即恢复内置版面。使用内置版面 复选框可将已保存的模板暂时停用而不删除 — 勾选即用内置版面打印，取消勾选即重新跟随你的模板（设计保留）。没有模板的单据类型永远使用内置版面，不影响现有打印。文字／表格可插入 {{Invoice.No}}、{{Customer.Name}}、{{Items.0.Amount}}、{{Total}} 等占位符；图片区块可选公司 logo／chop。（chop／签名的打印时勾选及 OFFICIAL RECEIPT 属内置版面。）
- Invoice 号码：每类单据（Invoice、Quotation、Proforma、现金单据、定金单、DN/DR/CR）各自独立计数——报价单从自己的 1 开始，永不占用 invoice 序号。可设置本年度 invoice 计数器（例 8888 → 下一张为
INV-2026-A-008889）；明年从 1 开始 复选框（默认不勾选 = 各类别跨年接续编号）。 - 导航：按租户显示/隐藏模块。
- 银行账户：PDF 付款指示中列出的收款账户（默认账户；用户可偏好自己的）。
- 资产：公司 logo 与印章上传。
9. 员工（Customer → STF）— ADMIN/ROOT
创建账户（STAFF 并指定 ACCOUNTING / STOREKEEPER 职能，或 ADMIN）、停用/启用、重置密码。各角色权限：
| 功能 | ADMIN | ACCOUNTING | STOREKEEPER |
|---|---|---|---|
| 开单 / 编辑 / 列表 | ✅ | ✅ | ✅ |
| Void 单据 | ✅ | ❌ | ❌ |
| Official Receipt（付款事件） | ✅ | ✅ | ✅ |
| 客户与使用者 | ✅ | ✅ | ✅ |
| 产品 / 库存 / 采购 | ✅ | ❌（开单表单可读） | ✅ |
| 会计界面 | ✅ | ✅（可读；过账限 ADMIN） | ❌ |
| 公司设置 / 员工 / 付款条款 / 计数器 | ✅ | ❌ | ❌ |
10. 会计（Invoice → A/C）
总账（分录）、利得税估算、固定资产、薪酬与强积金、报销、备用金——ADMIN/ACCOUNTING 可读；录入分录限 ADMIN。单据（official receipt、续约）会自动过账。
11. 租赁（Quotation → RNT）
物业、合同、租客、通知与订阅续约（续约 invoice 自动生成新单号并结算库存）。
12. 语言与手册（About → LANG / MANUAL）
界面语言按用户切换（5 种语言）；单据按公司设置的语言打印。本手册与 i18n 指南均在此页。
提示
- Invoice 号码永不重用；编辑单据会按行差额调整库存；Void 会反向结算库存。
- 在 Customer 栏直接搜索使用者名字，可一次选好客户与使用者。
- 想每次自选 PDF 文件名/保存位置就保留“Save As”勾选；想直接下载则取消勾选。