OS.ST 會計系統  使用說明書

本手冊說明系統所有功能的使用方法。角色：ADMIN（公司管理員）、STAFF / ACCOUNTING（會計員工）、STAFF / STOREKEEPER（倉務員工）、ROOT（平臺帳戶）。

1. 登入與導航

• 以 公司代碼 + 用戶名 + 密碼 登入（例：BSC / admin）。關閉瀏覽器即登出——工作階段隨瀏覽器視窗結束，重新開啟會回到登入頁。持續操作時工作階段會自動續期（不會用一半被踢出）；完全閒置超過 token 有效期（預設 7 日）才需要重新登入。
• 頂部列羣組：Invoice、Quotation、Inventory、Customer、About。各羣組項目按角色顯示；隱藏的模組可在公司設定 → 導航開關。
• 頂部列顯示 build 編號（滑鼠懸停看詳情）。

2. 授權與 Live Update（About → LIC）

• 授權頁顯示啟用狀態、機器指紋與軟件更新卡片。
• 功能授權：此機器可使用哪些功能由你的授權 key 決定；關於更多功能的授權，請聯絡 OS.ST 銷售及技術支援團隊。
• Check 會把你的版本與發佈池（admin.os.st）比較；更新權屬服務授權，並非產品權：只有產品金鑰（OST-…）不能更新——必須在此機器啟動獨立的服務金鑰（OSTS-…，由供應商按支援期發出的另一條金鑰）、與該產品金鑰匹配且未過期，纔可更新。沒有有效服務授權時，卡片會提示需要啟動／續期支援；已安裝版本與你的資料照常運作，不受影響。
• Update now 一鍵完成：伺服器下載發佈套件、驗證 SHA-256、替換應用檔案、自動執行未套用的數據庫遷移、重啟服務，頁面並會自行重新載入。執行期間會顯示帶進度動畫的覆蓋層與版本變化。
• Update now 按鈕只向管理員（ADMIN）顯示；員工角色仍可檢查更新，有新版本時卡片會提示需由管理員登入執行更新。
• 你的私有資料（uploads、appsettings）永遠不會被更新觸及。

3. 單據：Invoice / Quotation / Proforma / 現金單據 / Debit / Credit / Delivery Note

ACCOUNTING 與 STOREKEEPER 員工均可建立及管理所有單據類型。

3.1 開單

1. 開啟羣組（例 Invoice → INV）祇按 New。
2. Customer 欄：輸入即可按名稱、代碼、電話、ATTN 搜尋客戶——亦會搜尋客戶的使用者：輸入使用者名字會找到其所屬客戶，列上顯示 USER: <名字>，點一下即同時選好客戶並自動填入 USER 欄。輸入全新名稱可用 + Create 快速建立客戶。
3. USER 欄：選好客戶後，下拉即時列出該客戶的使用者（只限該客戶——其他客戶的使用者不會出現）。可選擇、快速新增（+ Create user）、編輯（姓名 / email / 電話——僅作記錄，永不印出）或移除。留空即無使用者。
4. 產品：單一搜尋框接受名稱 / 代碼 / 條碼（掃描槍可直接輸入）。完全搜不到時會自動建立該產品。每行左邊是 CODE 欄（在產品名稱左邊；留空=自動代碼），其後為名稱（第 1 行）、描述（第 2 行）、備註（第 3 行；選填，可長達 65,536 字，適合整段裝箱明細／酒店條款等長文）、數量、單價、行折扣（% 或 $）。
5. 酒店／機票／其他系列（開關式）：在公司設定開啟後，每行提供三個勾選框。勾選酒店系列即展開一個酒店欄位組：國家、城市、酒店名稱、訂房編號（Booking ID）、客人全名（訂房所屬客人——會列印在發票與換單上 Guest: …）、入住／退房日期、房數、房型（單人／雙牀／大牀／三人／四人）同備註。晚數會按日期自動計算：日期列會列印成 Check-in: 2026-10-21 Check-out: 2026-10-23 (2 nights)，項目數量亦會跟隨晚數（2 晚 × 每晚房價＝住宿總額，正正係酒店結單的計法）；之後仍可手動改數量。城市／訂房編號為人手輸入（系統不會自行產生編號），酒店名稱與國家／地區有自動完成（內置詞庫含國家與地區名稱連中文名）；訂房編號是供應商要知道處理哪一間酒店訂單所需的參考編號，酒店單請務必填寫（不會印在客戶單據上——由換單帶給供應商）；三個機票模式勾選框單程／來回／多城市（唔再寫「系列」）即為該行開啟對應模式的機票行程建立器；更快的方法是用「＋ 新增項目」旁的 ＋ 單程機票／＋ 來回機票／＋ 多城市機票 按鈕，一鍵加入已命名（單程機票／來回機票／多城市機票）、數量 1、已開啟建立器的機票行。建立器標題區顯示目前模式名稱及三向切換器（預設：來回）。所有模式都以航班段卡片構成（區段標題旁有計數徽章顯示生效航段數）：單程＝一張 FLIGHT 卡；來回＝去程航班卡加回程航班卡（回程城市自動按去程鏡像預填，仍可修改）；多城市＝任意數量的 FLIGHT 卡，每張有 「＋ 新增航班」 與 「刪除」——與航空公司網站的多城市訂票畫面一樣。每張卡包含出發城市／目的城市／出發日期，城市欄同樣有機場自動完成**。航段卡之下是機票及乘客資料分組：航空公司（一行可列多家航空公司，例如 GA/CX/OM/MR）、艙位、乘客姓名、GDS（Amadeus／Sabre／線上）與 RLOG——供應商／航空公司出票或改票所需的參考編號，機票請務必填寫。客戶面單據一律不印供應商參考（RLOG／GDS／訂房編號）：開換單時系統會把它們帶進換單的參考區塊——那纔是供應商工作的單據，另有 開單人（Made by） 與 審批人（Approved by）（紙本同一區塊的其餘欄位）。列印的機票區塊一律用短城市代碼（機場搜尋帶回的 IATA 代碼，例如 Air Ticket: HKG → NRT）；沒有代碼的手打地名則按原文列印。多城市機票會列印為路由行 Airfare:TIM/DPS/HKG/ICN/UBN/ALA/UBN、航空公司行、艙位，以及Travel 日期行（與其餘模式一致：Travel: 2026-11-03 → 2026-11-17，由首段至尾段）；單程與來回則列印傳統機票區塊。勾選其他系列則為服務費／手續費單項加入一個RLOG / 訂房編號欄，填上供應商自己的訂單參考編號，否則無法配對該訂單。各勾選框各自獨立——同時勾選即可把整個套裝（機票＋酒店）放於同一行；或用 「＋ 套裝：新增機票＋酒店兩行」 一次過把套裝拆成機票行＋酒店行兩項開單。目的地／酒店／城市／國家欄內置本地詞庫自動完成（全球城市連中文名、IATA 機場、酒店、國家／地區連中文名）——輸入即搜，亦可直接手打任何地方，運行時不會調用外部網站。常用酒店可「＋ 將此酒店加入我的清單」（管理員）儲存，日後搜尋排最前。欄位內容會編譯成項目名稱下方的多行詳情列印在 PDF 上，並以結構化資料保存，編輯單據時會自動重新展開。
6. 每行 CODE 欄：留空 = 代碼自動 derivation（連結產品的 SKU，或自動建立產品的 {單據號}-{行號}）；輸入內容則覆蓋單據 Code 欄的印出值。
7. 付款條款（到期日 + 訂金公式）、整體折扣、備註。分期收款：撳付款條款旁的「分期收款（訂金 + 尾數）」勾選框，任何單據都可分成訂金 + 尾數（例：總額 $10,000、訂金 $5,000 → 單據印 Deposit / Balance Due）。帶訂金的條款會自動預填；勾選框適用於所有條款。（若要按金另外出單，請用 §3.5 的按金單。）
8. Preview 先渲染與 PDF 完全一樣的預覽（不寫入任何資料）；Issue 才保存。

3.2 列表

• 篩選：客戶、統一搜尋框（單號 / 產品代碼/名稱/描述 / 客戶名稱、電話、地址、使用者、客戶代碼——例如打「深圳」即找出所有深圳客戶的單）、狀態、收款/確認狀態、日期範圍。輸入搜尋詞會自動展開記錄表格。
• 客戶篩選亦會匹配單據上的客戶使用者快照。
• 快捷操作：標記已收款/未收款（invoice）、確認 quotation、產生 Statement / Outstanding report（可選欄位顯示 Description；每個項目獨立一行 Description:）。

3.3 詳情頁

• Edit（已開單未收貨款）、Duplicate、轉為正式發票（quotation / proforma / 現金單據——後者僅限未收款，或以 CHEQUE / 銀行轉帳收款）、轉為現金單據（invoice / quotation / proforma）、確認/取消確認、訂金已收。
• Void 僅限 ADMIN（其他角色看不到按鈕）。
• Preview / Download：PDF 檔名為 {單據號}-{客戶使用者}.pdf（無使用者時只用單號）。Save As 選項（按用戶記憶，預設開啟）決定瀏覽器是否彈出「另存為」讓你選擇儲存資料夾與檔名；不勾選則直接下載。
• Print：列印 INVOICE 或 OFFICIAL RECEIPT（一次性付款事件，會自動過帳）；每次列印可選擇是否加 chop / 簽名。單據超過一頁時，簽名／客戶確認欄只會在最後一頁出現（地址與頁碼則每頁照印）。

3.4 PDF 會印什麼

• NAME 欄：第 1 行客戶名稱，如設定了客戶使用者且公司設定開啟開關，則下一行印出使用者名字；第二公司名稱同理。ATTN、ADDRESS、TEL、EMAIL 有資料才印。
• 法定回收費聲明（Cap. 603） 區塊由公司設定的勾選框控制。

3.5 按金單（Invoice → DEP）

按金可以獨立單據收取：編號 DEP-…，列印標題為 DEPOSIT INVOICE。

• 由已確認的報價單產生：開啟報價單按 按金單。表單會預填客戶及一行按金（「Deposit for quotation QUO-…」）；可選 30% / 50% 或輸入任何百分比（自動填入該行金額），或直接改金額。按金單會保留與報價單的連結。
• 獨立按金單：Invoice → DEP → New。不連結報價單——自行填寫按金說明與金額。
• 與普通單據一樣收款（標記已收款）。按金單不會觸及庫存，亦不會建立產品目錄。
• 餘額追蹤：報價單轉為最終發票時，其已收款的按金會自動扣減；最終發票會顯示 已收按金（-X） 及正確的 應繳餘額——螢幕與 PDF 均會顯示。獨立按金可在最終發票的按金面板選擇扣減／取消扣減。按金被作廢或取消收款後會重新可供扣減。

3.6 現金單據（Invoice → CM）

現金單據是「已收款」單據：編號 CM-…，列印標題為 CASH MEMO。每個單據家族獨立編號——INV / QUO / PRO / CM 各有自己的 counter，不會互相消耗號碼。

• 直接開立：Invoice → CM → New。付款條款固定為 Cash（即場清結——條款下拉選單會鎖定；實際收款方式 CASH / CHEQUE / 銀行轉帳等仍照常記錄）。與普通單據一樣標記已收款。
• 由現有單據轉換：開啟 INVOICE / QUOTATION / PROFORMA，按轉為現金單據。該單據本身即變為現金單據（同一 id、同一內容、金額與收款狀態不變），並取得新的 CM-… 編號；相關會計／庫存參考會同步改指新編號。若它剛好是該家族的最後一個號碼，該號碼會被騰空——下一張同家族單據會補回這個號（中間號碼會保留為空洞；只要仍有較大號碼存在，舊號絕不重用）。
• 轉回正式發票：開啟現金單據按轉為正式發票——僅限該單據未收款，或以 CHEQUE（支票）或銀行轉帳收款的情況（現金／電子支付收款會保留為現金單據）。新發票是另一張單據（新 INV 編號），會繼承已收款狀態；現金單據保留作收款記錄。
• 現金單據不會觸及庫存，亦不會建立產品目錄。
• 計算與獨立賬：公司設定 → 現金單據計算在 Invoice 內（預設勾選）。勾選 = Invoice 列表、賬戶結單（Statement of Account）及未收款報表會一併計算現金單據；取消 = 現金單據完全獨立記賬，不會與發票合併出現。CM 列表與 CM 報表在任何設定下都只顯示現金單據。

3.7 採購單與換開單（Invoice → PUR / EXO）

旅遊同業採購單據：編號 PO-… / EO-…，列印標題為 PURCHASE ORDER / EXCHANGE ORDER。每個家族獨立計數（各有自己的 counter）。

• 開單：Invoice → PUR（或 EXO）→ New。對方欄為供應商（VENDOR）——搜尋供應商清單（Purchase → Suppliers），唔係客戶清單。點選既有供應商會自動填入地址／電話／電郵／聯絡人；冇呢間供應商時用建立為新供應商即時加入。此類單據唔會出現 USER（客戶使用者）欄。
• 機票航段（Routing）：在單項勾選機票航段，填寫各航段（出發／抵達、承運航空公司、航班、艙位、日期、狀態）及 PNR / 狀態 / 票價詳情。出發／抵達欄有 IATA 代碼自動完成（打 hkg 選取即填入 HKG；仍可自由輸入）。PDF 會在該單項下方印出整齊的 ROUTING 表格——絕不重疊串字。
• GDS / 付款 / 追蹤區塊（全部選填，只在該單據會以 TRAVEL 面板印刷時顯示）：GDS（Sabre / Amadeus / Others）、信用卡收款（Visa / Master / Amex、卡號——列印時masked 只顯示最後 4 位、持卡人、到期日、備註）、結算方式（現金 / 銀行轉帳 / 支票號）、RLOG、開單人、審批人。
• 財務分拆：TOTAL FARE（單項合計）− FARE LESS %（整體折扣）+ TAXES（稅項）+ SURCHARGE（附加費）= TOTAL AMOUNT——伺服器計算並逐項列印。
• 供應商發票（選填——可以無單 SKIP）：表單可記錄發票號／日期／金額，開單後在單據頁用上傳供應商發票附加實際檔案（PDF/PNG/JPEG，上限 5 MB），可隨時查看。沒有供應商發票時留空並在備註說明即可。
• 付款：按標記已付款即付款事件——系統自動過帳（Debit 5000 Cost of Purchases / Credit 1000 Cash and Bank，附結算方式），之後不可取消（需作廢單據）。這類單據不可列印 Official Receipt。
• 採購單／換開單不會觸及庫存，亦不會建立產品目錄。
• 印刷版面面板（雙模式 PO）：PO/EO 會按所選的行業版面面板印刷。預設為 AUTO——系統按供應商名稱偵測（含 travel / tour / 旅遊 / 旅行社 → TRAVEL 面板，含 GDS / 信用卡 / RLOG / TAXES / 供應商發票區塊；否則 STANDARD 標準採購面板）。可在公司設定 → PO / EO 印刷面板 固定預設（AUTO / STANDARD / TRAVEL——例如賣貨的公司可固定 STANDARD），開單時亦可用 印刷面板 選擇器逐張覆蓋——任何行業都可選用任何面板。你儲存過的自訂模板永遠優先於內置面板；新的行業面板會隨產品更新派發。
• 旅遊專屬欄跟隨面板：當單據會以 STANDARD 面板印刷時，表單只會顯示版面選擇器與送貨地址——GDS / 信用卡 / RLOG / 結算 / TAXES / Surcharge / 供應商單據等旅遊欄位會完全隱藏（STANDARD PO 永遠不會儲存它們）。把選擇器切到 TRAVEL 即會恢復顯示；把既有 TRAVEL 單切成 STANDARD 儲存並不會刪除已儲存的旅遊資料（切回 TRAVEL 即重新出現）。換開單是例外：不論以哪個面板印刷，換單一律可以填寫 GDS / RLOG / 開單人 / 審批人（供應商沒有參考編號就無法處理機票或訂房），並會列印在單據上；其餘旅遊專屬欄（信用卡 / 結算 / TAXES / Surcharge / 供應商單據）仍跟隨面板。
• 換開單規則（只限 EXO）：每張換開單必須選擇一個類別——酒店、機票或其他（服務費／手續費）；三者互斥，只能選一個。當公司的換單（Exchange Order）必須連結發票設定為開啟（§8，預設開啟）時，表單亦會要求選擇所換之發票：輸入發票編號或客戶名稱搜尋，並從你自己公司已開出的 INVOICE 中選一張——其他公司的單據、quotation、現金單據及已作廢的發票永遠唔會出現在選項中。更直接的做法是由發票出發：開啟已開出的 INVOICE，按開換單（Exchange Order），換單表單即已連結該張發票（連結已鎖定，參考編號正是按該單號生成）。在換單列表按 New 亦一樣：系統會先問這張換單是為哪張發票（列出你已開出的 INVOICE 供選擇），設定開啟時永遠不會先開出一張沒有連結發票的換單。儲存時系統會自動寫入該單據的參考編號：即被換發票編號的最後 5 個字元加序號——INV-2026-41234 的第一張換單為 41234-1，第二張為 41234-2，如此類推。參考編號屬唯讀：你無法輸入或更改它，編輯該單據時亦不會重新編號，而且每家公司的序號各自計算（已作廢的換單仍會消耗其序號——序號永不重用）。取消該設定後即可建立沒有連結發票的換單（這種情況不會產生參考編號）。若所連結的發票帶有含航段資料的機票（多城市機票或已儲存的路由表），換單的機票路由（Air ticket routing）表會自動預填整個行程的所有航段——刪去不屬於是次供應商的行，保留要向該供應商訂購的段即可（一家航空公司一張換單是常見做法）。
• 揀邊個項目屬於邊個供應商（只限 EXO）：一張發票可以包含來自唔同供應商的項目，所以每張換單只涵蓋你揀的項目，不會涵蓋整張發票。換單連結發票後，表單會在發票項目清單列出該張發票的所有行——剔選由呢個供應商供應的行，再按加入所選項目：被選的項目會連名稱、數量同機票／酒店詳情複製到換單（機票行會同時開啟已預填整個行程的路由表，方便你刪到只剩是次承辦的航段）。發票的單價永遠不會帶入換單——換單的價格是供應商成本，請在各行自行輸入。每張發票的項目只可被換一次：已被另一張生效換單涵蓋的行會標示已被換走：EO-… 並鎖定（作廢該張換單即會釋放該行）。喺被換的發票上，每一行都會顯示涵蓋它的換單。

4. 客戶（Customer → CUST）

• 建立 / 編輯 / 刪除客戶（名稱、代碼、第二名稱、ATTN、聯絡、付款條款、備註）。
• USERS 欄：列表直接顯示每個客戶的所有使用者名字。
• 每行的 Users 按鈕開啟管理對話框：列出 / 新增 / 編輯 / 移除使用者（姓名必填；email / 電話選填且僅作記錄）。一個客戶可有多個使用者；同一客戶內名字不可重複。

5. 產品（Inventory → Products）

一個頁面，tabs：Products / Stock / Locations / Movements。

• Products：完整目錄——搜尋與狀態篩選、SKU（可改碼）、條碼、category、list price、單位、系列（family）、產品圖片（上傳 / URL）、狀態 active / discontinued，以及 Delete：點擊即刪除產品。已開出的單據不會被改動——invoice 行保留其列印文字、入貨單行保留凍結的 SKU/名稱快照；只有該產品本身的庫存水平與出入庫記錄會一併刪除。想停止發售但保留歷史，請改用 discontinued（停用）。
• Stock：入庫 / 出庫 / 調撥；按（產品、地點）顯示水平；安全庫存警告。
• Locations：店鋪 / 貨倉；預設地點；以停用代替刪除（持有庫存時不可刪除）。
• Movements：只可追加的出入庫帳（每次入/出/調撥及其後水平）。

6. 採購（Inventory → PO）

入貨單：按 SKU/名稱搜尋加入行，可即時快速建立產品或系列；每張入貨單在收貨地點記帳入庫。供應商在此管理（以狀態停用，不刪除）。

7. 付款條款（Invoice → TERM）

ADMIN 維護目錄（C.O.D.、7 Days、EOM、訂金比例……）。開單表單讀取生效中的條款並據此計算到期日 / 訂金分段。

8. 公司設定（Customer → CO）— ADMIN/ROOT

• 業務資料（BR、地址、聯絡）、貨幣、庫存警告閾值。
• 單據設定：本地化名稱、網站、invoice terms、抬頭（cheque payable-to）、無 logo 時隱藏短碼、Cap. 603 聲明（勾/不勾）、PDF 印出客戶使用者（USER）（勾/不勾）、現金單據計算在 Invoice 內（勾/不勾，預設勾選——取消後現金單據獨立記賬，Invoice 列表／結單／未收款報表不再包含它；見 §3.6）、允許單據項目零價（勾/不勾，預設不勾——每個項目必須有大於 0 的單價，0.00 的單據不能出具；如需要免費／轉嫁的 0.00 項目才勾）、換單（Exchange Order）必須連結發票（勾/不勾，預設勾選——勾選時每張換單必須連結一張你公司已開出的 INVOICE，系統並自動寫入唯讀參考編號；取消後可建立沒有連結發票的換單；見 §3.7）。
• PDF 自訂版面（JSON 模板）：選擇單據類型，用視覺化編輯砌版面 — 加入區塊（文字／表格／圖片／橫向並排／空白／分隔線），每個區塊用簡單表單設定（內容、字級、粗體、對齊、顏色、logo/chop 圖片），↑↓ 排序，唔使寫 JSON；另有 JSON（進階） 標籤作直接編輯。預覽會用真實列印引擎排版你目前的設計（輸入單據的內部 ID——單據列表網址可見——即見真實內容；留空則只預覽版面），所見即所印。儲存模板即生效（先驗證；不合格會拒絕並指出出錯區塊）；儲存後該類單據列印一律跟隨，包括模板存在前已開好的單據；移除即恢復內建標準版面。使用內建版面 勾選框可把已儲存模板暫時停用而不刪除 — 剔起即用內建版面列印，取消剔起即跟返你的模板（設計保留）。沒有模板的單據類型永遠使用內建版面，不影響現有列印。文字／表格可插入 {{Invoice.No}}、{{Customer.Name}}、{{Items.0.Amount}}、{{Total}} 等佔位符；圖片區塊可選公司 logo／chop。（chop／簽名的列印時勾選及 OFFICIAL RECEIPT 屬內建版面。）
• Invoice 號碼：每類單據（Invoice、Quotation、Proforma、現金單據、按金單、DN/DR/CR）各自獨立計數——報價單由自己嘅 1 開始，永不佔用 invoice 序號。可設定本年度 invoice 計數器（例 8888 → 下一張為 INV-2026-A-008889）；明年由 1 開始 勾選框（預設不勾 = 各類別跨年接續編號）。
• 導航：按租戶顯示/隱藏模組。
• 銀行帳戶：PDF 付款指示中列出的收款帳戶（預設帳戶；用戶可偏好自己的）。
• 資產：公司 logo 與 chop 上傳。

9. 員工（Customer → STF）— ADMIN/ROOT

建立帳戶（STAFF 並指定 ACCOUNTING / STOREKEEPER 職能，或 ADMIN）、停用/啟用、重置密碼。各角色權限：

功能	ADMIN	ACCOUNTING	STOREKEEPER
開單 / 編輯 / 列表	✅	✅	✅
Void 單據	✅	❌	❌
Official Receipt（付款事件）	✅	✅	✅
客戶與使用者	✅	✅	✅
產品 / 庫存 / 採購	✅	❌（開單表單可讀）	✅
會計界面	✅	✅（可讀；過帳限 ADMIN）	❌
公司設定 / 員工 / 付款條款 / 計數器	✅	❌	❌

10. 會計（Invoice → A/C）

總帳（分錄）、利得稅估算、固定資產、薪酬與強積金、報銷、備用金——ADMIN/ACCOUNTING 可讀；錄入分錄限 ADMIN。單據（official receipt、續約）會自動過帳。

11. 租賃（Quotation → RNT）

物業、合約、租客、通知與訂閱續約（續約 invoice 自動生成新單號並結算庫存）。

12. 語言與手冊（About → LANG / MANUAL）

介面語言按用戶切換（5 種語言）；單據按公司設定的語言列印。本手冊與 i18n 指南均在此頁。

提示

• Invoice 號碼永不重用；編輯單據會按行差額調整庫存；Void 會反向結算庫存。
• 在 Customer 欄直接搜尋使用者名字，可一次過選好客戶與使用者。
• 想每次自選 PDF 檔名/儲存位置就保留「Save As」勾選；想直接下載則取消勾選。